Как организовать собственный забег. Пошаговая инструкция. Часть I

Вы давно вынашиваете идею бегового мероприятия и хотите организовать собственный забег, чтобы собрать деньги на благие цели, обратить внимание на какую-то проблему, поддержать кого-либо или просто проникнуться командным духом с коллегами по работе или беговому клубу, но никак не можете решиться, т.к. не знаете с чего начать? Не единожды пройдя этот тернистый путь, команда 42195.by представляет Вам пошаговую инструкцию воплощения в жизнь этой идеи:

• Определить цель мероприятия:

Отталкиваясь от основной цели забега, необходимо определить и название мероприятия, и концепцию организации и проведения в целом. Название должно быть ёмким и описательным. В некоторых случаях имеет смысл «обыграть» название генерального спонсора (о работе со спонсорами поговорим чуть позже) либо организации, для которой вы проводите это мероприятие.

• Определить дату и место проведения.

Подбирая наиболее подходящую дату, необходимо учитывать ряд факторов: лучше всего, чтобы мероприятие проходило в выходные дни и не совпадало по дате с другими значимыми беговыми мероприятиями в стране и ближайшем зарубежье.

Если Ваше мероприятие заключается в шоссейном беге на дорогах общего пользования, надо заранее выяснить в соответствующих инстанциях возможность перекрытия дорог в эти сроки.

На каком бы виде беговых соревнований Вы не остановили выбор, необходимо заранее изучить трассу на предмет наличия препятствий, создающих угрозу безопасности участников, провести максимально точное измерение предполагаемой трассы.

Чтобы учесть интересы участников разного уровня подготовленности, стоит предусмотреть помимо основного забега забег-спутник (обычно со значительно меньшей продолжительностью).

Выбирая продолжительность забега-спутника, принимайте во внимание, что оптимальной будет дистанция, все участники которой финишируют до появления в финишном створе лидера основной дистанции, иначе победитель может потеряться в толпе финишеров короткого забега. Если основной забег 42 км, то оптимальной для забега-спутника будет дистанция 10 или 5 км, для полумарафона – 5 км.

• Получить разрешение на проведение забега.

Для проведения мероприятия необходимо получить письменное разрешение о проведении забега в указанные сроки от местных властей с согласованием в ГАИ. Для этого к ходатайству о проведении мероприятия прилагается схема трассы, расположение стартового/финишного городка и всей задействованной инфраструктуры. Открывать регистрацию на мероприятие, распространять информацию о планируемом забеге возможно только (!!!) после получения согласования, в противном случае законодательством РБ предусмотрена уголовная ответственность.

• Регламент забега.

Регламент – официальный документ, затрагивающий все аспекты проведения мероприятия. В нем максимально подробно описаны все моменты: дата, время, место старта, время и условия выдачи пакетов, информация о возрастных группах, условия финансирования, награждение и многое-многое другое. Грамотно написанный регламент позволяет избежать массу типичных вопросов от участников, неприятных моментов и послужит опорой в спорных ситуациях.

• Медицинский аспект.

Один из важнейших пунктов в организации мероприятия – это обеспечение безопасности жизни и здоровья участников мероприятия. Он включает в себя медицинский допуск участников, обеспечение оперативной медицинской помощи. Допуском является медицинская справка установленного образца с визой врача о допуске к участию в спортивном мероприятии. В исключительных случаях – согласия на участие в мероприятии. Несовершеннолетним справка и разрешение родителей в письменной форме обязательны. Проверять наличие справки необходимо при выдачи стартовых пакетов. При этом участник обязан иметь при себе оригинал справки. Копия остается в секретариате.

Для обеспечения медицинского контроля на дистанции необходимо наличие бригад скорой помощи, а также волонтеров, способных оказать первую медицинскую помощь и оперативно вызвать врача.

• Обеспечение безопасности.

Наличие сотрудников милиции также неотъемлемый атрибут любого мероприятия, т.к. контроль за правопорядком важнейшая составляющая.

• Регистрация на мероприятие.

Для осуществления регистрации необходимо создать сайт мероприятия (простейший вариант – опросник в гугл-формах)  либо воспользоваться услугами компании, которая может решить этот вопрос. Идеальный вариант, когда участнику доступен список зарегистрированных на всех дистанциях и возрастных группах. Минимальный список данных участника – фамилия, имя, дата рождения, дистанция, клуб, город, страна, электронная почта и контактный телефон.

• Стартовый взнос.

В большинстве случаев на мероприятиях практикуется взимание стартового взноса, который покрывает часть расходов на проведение забега.
Даже если спонсорские средства позволяют оплатить все расходы, связанные с мероприятием, рекомендуется не отменять стартовый взнос, лучше потратить собранную сумму на благотворительность. Оплаченный стартовый взнос дисциплинирует участников и увеличивает их вероятность участия в мероприятии. По статистике около 30% зарегистрированных участников не приезжают на мероприятие. Так что будьте готовы, заказав медали, номера, футболки и др., оставить у себя навсегда 30% невостребованных «расходников».

Обычно на мероприятиях в Беларуси стартовый взнос варьируется в среднем в диапазоне 15-40 рублей в зависимости от полноты стартового пакета.

Необходимо также предусмотреть онлайн систему сбора стартовых взносов для возможности оплаты банковской картой (в крайнем случае можно в регламенте прописать реквизиты организации, уполномоченной на сбор взносов. Участники могут оплатить взнос через отделение банка).

• Трасса

Один из наиболее сложных вопросов организации забега – это трасса. Выбирая трассу необходимо учитывать ряд важных факторов: минимальный дискомфорт жителям города, не причастным к забегу, отсутствие препятствий (ступенек, бордюров и т.п.), покрытие, безопасность (исключить возможность выезда автотранспорта из дворовых территорий и др.). Важно также учитывать количество кругов на предполагаемой трассе (желательно не более двух).

План-схему трассы необходимо подготовить и опубликовать заранее, а также распечатать и вложить в стартовый пакет каждому участнику. На нее необходимо нанести и всю инфраструктуру мероприятия (питьевые пункты, стартово-финишный городок, камеру хранения, расположение биотуалетов и др). Если на трассе есть перекрестки, на которых высока вероятность заблудится, то на такие участки надо поставить волонтеров, которые укажут правильное направление движения.

В идеале необходим лидирующий автомобиль сопровождения (лучше с табло, отсчитывающее время от старта) или, в крайнем случае, велосипед. Наличие этой составляющей исключает возможность побежать по неправильному маршруту лидерам забега.

 

Продолжение следует…